Devis · factures de programme · factures de livraison
Chiffrez le travail. Facturez chaque livraison.
Un rafraîchissement d’été sur le toit d’un hôtel, un programme mensuel de potager, la commande régulière d’un restaurant : chacun est chiffré une seule fois. Le chef ou le client donne son accord depuis l’e-mail, l’acompte éventuel arrive avant le premier coup de bêche, et les mêmes lignes deviennent la facture quand le travail est fait ou que les caisses sont livrées.
De la demande du chef au paiement
Un devis accepté, cultivé et payé, sur le même travail.
Daniel Okoro, chef exécutif de The Calloway, veut des fleurs comestibles pour la carte d’été du bar sur le toit. Votre chargée de clientèle chiffre tout le rafraîchissement d’été du potager en un seul devis. Suivez-le : chaque ligne chiffrée une fois et jamais ressaisie, et rien ne part à l’hôtel tant que vous ne l’envoyez pas.
Le point de départ : la demande du chef et le plan de culture
- Chiffrer le rafraîchissementSix bacs renouvelés, la tour hydroponique vidée et replantée, RB-04 replanté de capucines et de bourraches : un prix pour chaque ligne. Si la durée du travail dépend de ce que vous trouverez dans les bacs, chiffrez-le plutôt à l’heure.
- Envoyer le devisLe chef reçoit d’un seul e-mail toutes les lignes chiffrées, avec l’acompte éventuel. Son accord n’est pas obligatoire : quand il s’agit de quelques plants à remettre dans un potager que vous suivez déjà, envoyez sans attendre, et le passage s’inscrit tout de suite dans le Calendrier de culture.
- Le chef accepteEntre deux services ou chez lui, le chef exécutif accepte le devis, ou le refuse en disant pourquoi. Le moment où il l’a ouvert et ce qui a été décidé sont consignés sur le travail.
- Un acompte, si vous le souhaitezFacultatif lui aussi, et décidé pour chaque travail : une somme précise ou un pourcentage du devis. Si vous en demandez un, le travail reste en Attente d’acompte jusqu’à ce que l’argent arrive, puis passe à Planifié.
- Commencer le travailSur le toit à 7 h 30, votre producteur appuie sur Commencer. Le chef reçoit un e-mail l’informant que le travail a commencé dans le potager sur le toit.
- Le marquer terminéBacs renouvelés, tour replantée, fleurs en place : appuyez sur Terminer. Un e-mail prévient le chef que tout est en place sur le toit, et la facture s’ouvre avec chaque ligne déjà remplie.
- La facture, à partir des mêmes lignesLes trois lignes du devis s’y retrouvent, acompte déduit. Un coup d’œil au total, puis l’envoi en un clic.
- Payée en totalitéLa facture enregistre le solde réglé, et un e-mail confirme à l’hôtel que l’argent est bien arrivé.
TravailRafraîchissement d’été du toitThe Calloway · potager sur le toit En attente d’acceptationAttente d’acomptePlanifiéEn coursTerminéPayé
DétailsDevisPaiementsFactureHistorique
- Renouvellement d’été des bacs, RB-01 à RB-06 : compost, bordures reprises, contrôle de l’arrosage$1,180
- Tour hydroponique HT-02 : vidage, nettoyage et replantation d’été$960
- Bac de fleurs comestibles RB-04 : replanté à la demande du chef$340
- Acompte · 30 %$744À réglerPayé
- Solde$1,736À réglerPayé
- Sous-total$2,480
- Acompte payé−$744
- Solde à régler$1,736
- Sous-total
- $2,480
- Acompte (30 %)
- $744
- Solde après acompte
- $1,736
Facture · issue de ce travailVérifier et envoyerFacture · envoyéePayé
Illustration · client fictif · données d’exemple · montants affichés dans la devise du pays sélectionné
Quand le solde est réglé
Un merci signé de votre entreprise, la facture acquittée jointe.
Dès que l’hôtel a soldé la facture, votre entreprise lui envoie un mot de remerciement, la facture tamponnée payée jointe en PDF : l’exemplaire que la comptabilité de The Calloway range avec le potager du toit. Cliquez sur la pièce jointe, comme le ferait le service comptable.
- De :
- Votre entreprise
- À :
- Daniel Okoro · The Calloway
- Objet :
- Votre entreprise : paiement reçu
Votre entreprise
✓Payée
Bonjour Daniel,
Merci : votre paiement pour le rafraîchissement d’été du potager sur le toit nous est bien parvenu, et la facture est soldée.
- Date du paiement
- mercredi 11 juin
- Moyen de paiement
- Carte en ligne
- Montant payé
- $1,736
- Solde restant
- $0
Une question sur ce paiement ? Répondez à cet e-mail et nous nous en occupons.
Facture · INV-2207Rafraîchissement d’été du toit
The Calloway · potager sur le toit
- Renouvellement d’été des bacs, RB-01 à RB-06 : compost, bordures reprises, contrôle de l’arrosage$1,180
- Tour hydroponique HT-02 : vidage, nettoyage et replantation d’été$960
- Bac de fleurs comestibles RB-04 : replanté à la demande du chef$340
- Total$2,480
- Acompte payé · carte en ligne · 4 juin−$744
- Solde payé · carte en ligne · 11 juin−$1,736
- Solde à régler$0
Exemple d’e-mail et de facture · client fictif · montants affichés dans la devise du pays sélectionné
Compte rendu d’intervention · facultatif, envoyé si vous le voulez
Le bac avant, le bac après, et chaque étape entre les deux.
Quand un travail est marqué terminé, son Compte rendu d’intervention est prêt : chaque étape telle que votre producteur l’a consignée, la photo du bac avant et après, ce qui a été utilisé, la durée passée sur place et un mot du producteur. Il reste dans le dossier de la station de culture, et le chef ne le voit que s’il le réclame ou si vous tenez à lui montrer le résultat. Aucun envoi automatique, et la facture part sans lui.
- Construit à partir de ce que votre producteur consigne au bac, pour que personne ne le réécrive plus tard au bureau
- Il ne part que sur votre décision : le chef l’a réclamé, ou vous tenez à ce qu’il le voie
- Gardé dans le dossier du bac dans tous les cas, à côté de ses semis et de ses récoltes
Ici, le dossier d’un seul travail ; celui du mois va dans le Rapport de culture et de récolte
Compte rendu d’interventionRafraîchissement d’été du toitThe Calloway · potager sur le toit · RB-04 · 5 juin · T. MensahPrêt · non envoyéEnvoyé au chef · 11 h 20
- Bac épuisé nettoyé, RB-04 photographié
- Compost incorporé
- Capucines et bourraches plantées
- Arrosé, photographié après
- Fournitures
- 36 mottes de capucine et de bourrache · compost 40 lb
- Temps sur place
- 1 h 50 min
Note du producteur Premières fleurs pour le bar dans trois semaines environ. Je pincerai les capucines au passage de lundi pour qu’elles s’étoffent.
Illustration · client fictif · données d’exemple
Programmes et commandes régulières
Un potager sur le toit facturé au mois. Une cuisine facturée à la caisse.
L’essentiel de votre travail n’est pas un chantier ponctuel. Un potager que vous tenez chez le client est un programme, facturé chaque mois. Un restaurant que vous fournissez depuis votre propre ferme a une commande régulière chaque semaine, et c’est vous qui choisissez comment la facturer : une facture par livraison, ou une par mois qui reprend chaque livraison.
- La facture du programme part le même jour chaque mois, pour les passages que couvre le programme
- Chaque facture de livraison reprend ce qui est entré dans les caisses, d’après la livraison consignée par votre livreur à la porte de la cuisine
- Passez une cuisine à une facture par mois, et les livraisons du mois s’y regroupent, ligne par ligne
Comment le Calendrier de culture répète passages et jours de livraison
Facture de programmeThe Calloway · potager sur le toitSe répète chaque mois
Programme du potager sur le toit, un moisjuin$1,650
Deux passages au potager par semaine · le plan de culture et ses semis échelonnés · relevés des tours · récoltes remises à la cuisine · le Rapport de culture et de récolte du mois
Commande régulièreFennel & Ash · mardi et vendredi
Facture de livraison · 13 juin
- Pousses de pois8 oz
- Micro-pousses de radis pourpre4 oz
- Basilic grand vert1 lb
- Laitue Little Gem20 sur 24 · 4 rattrapées mardi
- Feuilles de capucine2 barquettes
Chaque livraison$168
Facture mensuelle · chaque livraison reprise · juin
- mardi 3 juin$168
- vendredi 6 juin$168
- mardi 10 juin$168
- vendredi 13 juin$168
- mardi 17 juin$168
- vendredi 20 juin$168
- mardi 24 juin$168
- vendredi 27 juin$168
Chaque ligne s’ouvre sur ce qui est entré dans les caisses de cette livraison, lignes manquantes comprises.
Total$1,344
Illustration · clients fictifs · données d’exemple · la fréquence et le mode de facturation sont à vous de les fixer
Paiements
Par carte en ligne, ou comme les cuisines paient dans le pays de votre client.
Choisissez dans les réglages, parmi ceux de votre pays, les moyens de paiement que vous acceptez. Vos coordonnées bancaires s’affichent dans l’e-mail joint à chaque facture, pour que la comptabilité de l’hôtel ou le patron du restaurant sache exactement comment vous régler.
Moyens de paiementUS
Paiement par carte en ligne · au lancement
Moyens pour ce pays
- Zelle
- Venmo
- Cash App
- PayPal
- Virement ACH
- Virement international
- Espèces
- Chèque
- Apple Pay
- Google Pay
- Square
- Interac e-Transfer
- PayPal
- Virement bancaire
- Wise
- Espèces
- Chèque
- Apple Pay
- Google Pay
- Square
- SPEI
- OXXO
- Virement BBVA
- Virement Santander
- MercadoPago
- PayPal
- Espèces
- Virement bancaire
- Nequi
- Daviplata
- Virement Bancolombia
- PayU
- Efecty
- Baloto
- Espèces
- Chèque
- Virement bancaire
- WebPay
- Redcompra
- MACH
- Servipag
- Khipu
- Espèces
- Virement bancaire
- PayPal
- MercadoPago
- TodoPago
- Rapipago
- PagoFacil
- Espèces
- Virement bancaire
- Ualá
- Pix
- Boleto
- TED/DOC
- PayPal
- MercadoPago
- Espèces
- Virement bancaire
- PicPay
- Faster Payments
- BACS
- CHAPS
- PayPal
- Virement bancaire
- Revolut
- Monzo
- Wise
- Espèces
- Chèque
- Apple Pay
- Google Pay
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Espèces
- Apple Pay
- Google Pay
- Revolut
- Carte Bancaire
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Espèces
- Apple Pay
- Google Pay
- Lydia
- Revolut
- Bizum
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Espèces
- Apple Pay
- Google Pay
- Revolut
- MB Way
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Espèces
- Multibanco
- Apple Pay
- Google Pay
- Revolut
- PayID
- BPAY
- PayPal
- Virement bancaire
- Espèces
- Apple Pay
- Google Pay
- POLi
- Virement bancaire
- PayPal
- Espèces
- Apple Pay
- Google Pay
La liste change avec le pays sélectionné en haut ; au lancement, elle dépendra de l’endroit où se trouve votre entreprise.
Historique
Qui a fait quoi sur le travail, et quand.
Chaque action est consignée avec son heure et son auteur : vous, le client ou le système. Quand la comptabilité de l’hôtel demande qui a accepté le rafraîchissement et quand l’argent est arrivé, l’onglet Historique répond.
HistoriqueRafraîchissement d’été du toit
- VousDevis envoyé
- ClientDevis ouvert
- ClientDevis accepté
- SystèmeAcompte demandé
- ClientAcompte payé
- VousTravail commencé · e-mail au chef
- VousTravail terminé · e-mail au chef
- ClientSolde réglé · facture acquittée
- SystèmeConfirmation de paiement envoyée
Illustration · client fictif · données d’exemple
Dans le même dossier
La culture derrière chaque ligne que vous facturez.
- Là où le travail a commencéLa demande de fleurs comestibles du chef, consignée et reliée au bac et au plan de culture qui y répondent.Voir les demandes
- Ce que reprend chaque facture de livraisonCe qui a été coupé, sur quelle station, et ce qui est arrivé à la porte de la cuisine face à la commande.Voir les livraisons
- Chaque passage et chaque jour de livraison, planifiésLes passages d’un programme et les jours de livraison d’une commande régulière se répètent dans le calendrier jusqu’à ce que vous les changiez.Voir le calendrier
Les questions des producteurs
Devis, factures et paiements
Le chef doit-il accepter chaque devis ?
Non. Demander l’acceptation est votre choix, travail par travail. Pour un petit travail dans un potager que vous tenez déjà, envoyez-le sans acceptation et il va directement dans le Calendrier de culture.
Puis-je facturer un restaurant une fois par mois plutôt qu’après chaque livraison ?
Oui. Ortalio est conçu pour facturer une commande régulière des deux façons : une facture par livraison, ou une facture par mois qui reprend chaque livraison avec son contenu.
Un acompte est-il obligatoire ?
Non. L’acompte est facultatif et décidé pour chaque travail : une somme précise ou un pourcentage du devis. Sans acompte, un travail accepté passe directement à Planifié.
Les e-mails à mes clients affichent-ils le nom d’Ortalio ?
Non. Devis, factures, e-mail de remerciement et Compte rendu d’intervention partent au nom de votre entreprise, depuis votre entreprise.
Le Compte rendu d’intervention part-il automatiquement chez le chef ?
Non. Il est gardé dans le dossier de chaque travail terminé et n’est envoyé que si le chef le demande ou si vous choisissez de l’envoyer. La facture ne l’attend jamais.
Accès fondateur
Chiffrez le travail une fois. Soyez payé pour chaque caisse.
Demandez l’accès anticipé et soyez informé dès qu’Ortalio ouvre ses portes aux producteurs qui fournissent restaurants et hôtels.
Lancement avec 14 jours d’essai gratuit. Sans carte bancaire.