Na horta do terraço de um hotel, ao entardecer, uma responsável pelo cultivo de avental de lona segura um cesto de manjericão, folhas de salada e flores de capuchinha enquanto o chef executivo, de dólmã branca, olha para ele sorrindo, ao lado de canteiros de ervas e de uma torre hidropônica de alfaces.

Propostas de horta · faturas de programa · faturas de entrega

Proponha a horta. Fature cada entrega.

Uma renovação de verão no terraço de um hotel, um programa mensal de horta, o pedido fixo semanal de um restaurante: cada um tem preço definido uma vez só. O chef ou o cliente aprova pelo e-mail, um sinal pode cair antes de a sua equipe começar, e as mesmas linhas viram a fatura quando o trabalho termina ou as caixas são entregues.

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Acompanhe uma proposta até o pagamento

Do pedido do chef ao pagamento

Uma Proposta de horta aprovada, cultivada e paga no mesmo serviço.

Daniel Okoro, chef executivo do The Calloway, quer flores comestíveis para o cardápio de verão do bar do terraço. Sua gerente de contas põe preço em toda a renovação de verão da horta do terraço numa única Proposta de horta. Acompanhe: cada linha com preço definido uma vez e nunca digitada de novo, e nada chega ao hotel até você enviar.

Onde tudo começou: o pedido do chef e o plano de cultivo

  1. Ponha preço na renovaçãoSeis canteiros renovados, a torre hidropônica desmontada e replantada, o RB-04 replantado com capuchinha e borragem: cada linha a preço fixo. Quando é a horta que decide quanto tempo o trabalho leva, cobre por hora.
  2. Envie a Proposta de hortaUm único e-mail leva ao chef as linhas da proposta, já com valores, e o sinal quando houver. Pedir aprovação é decisão sua: num pequeno trabalho numa horta que você já cuida, pule o aceite e marque a visita de uma vez no Calendário de cultivo.
  3. O chef aprovaEntre um serviço e outro ou em casa, o chef executivo aprova a Proposta de horta, ou a recusa e diz por quê. Quando ela foi aberta e o que foi decidido fica registrado no serviço.
  4. Um sinal, se você quiserTambém é opcional, e você decide em cada trabalho: uma quantia certa ou um percentual sobre a proposta. Se pedir, o trabalho espera em Aguardando sinal até o pagamento cair e então vai para Agendado.
  5. Comece o trabalhoNo terraço, às 7:30, seu produtor toca em Iniciar trabalho. Na mesma hora, o chef é avisado por e-mail de que a equipe começou na horta do terraço.
  6. Marque como concluídoCanteiros renovados, torre replantada, flores no lugar: toque em Concluir. Chega ao chef um e-mail dizendo que tudo terminou, e a fatura abre com todas as linhas já preenchidas.
  7. A fatura, a partir das mesmas linhasAs três linhas da proposta passam para a fatura, e o sinal já aparece abatido. Revise a soma final e mande para o hotel num toque.
  8. Pago integralmenteO saldo fica registrado na fatura, e um e-mail avisa o hotel de que o pagamento chegou.

ServiçoRenovação de verão do terraçoThe Calloway · horta no terraço Aguardando aprovaçãoAguardando sinalAgendadoEm andamentoConcluídoPago

DetalhesPropostaPagamentosFaturaHistórico

  • Renovação de verão dos canteiros RB-01 a RB-06: composto, novas bordas, revisão da irrigação$1,180
  • Torre hidropônica HT-02: desmontagem, limpeza e replantio de verão$960
  • Canteiro de flores comestíveis RB-04: replantio a pedido do chef$340
  • Sinal · 30%$744A pagarPago
  • Saldo$1,736A pagarPago
  • Subtotal$2,480
  • Sinal pago−$744
  • Saldo a pagar$1,736
Subtotal
$2,480
Sinal (30%)
$744
Saldo após o sinal
$1,736

Fatura · deste serviçoRevisar e enviarFatura · enviadaPago

Ilustração · cliente fictício · dados de exemplo · valores na moeda do mercado escolhido no cabeçalho

Quando o saldo entra

Um obrigado assinado pela sua empresa, e a fatura paga junto.

Quando o hotel quita o que faltava, sai em nome da sua empresa uma mensagem de obrigado levando junto a fatura em PDF, carimbada como paga: a cópia que o financeiro do The Calloway arquiva junto com a horta do terraço. Abra o anexo como eles abririam.

De:
Sua empresa
Para:
Daniel Okoro · The Calloway
Assunto:
Sua empresa: pagamento recebido

Sua empresa

Pago

Olá, Daniel,

Obrigado: seu pagamento pela renovação de verão da horta do terraço foi confirmado, e a fatura está quitada.

Data do pagamento
quarta-feira, 11 de junho
Forma de pagamento
Cartão online
Valor pago
$1,736
Saldo restante
$0

Ficou com alguma pergunta? É só escrever de volta que a gente resolve.

Fatura · INV-2207Renovação de verão do terraço

Faturar paraThe CallowayEmitida9 jun

The Calloway · horta no terraço

  • Renovação de verão dos canteiros RB-01 a RB-06: composto, novas bordas, revisão da irrigação$1,180
  • Torre hidropônica HT-02: desmontagem, limpeza e replantio de verão$960
  • Canteiro de flores comestíveis RB-04: replantio a pedido do chef$340
  • Total$2,480
  • Sinal pago · cartão online · 4 jun−$744
  • Saldo pago · cartão online · 11 jun−$1,736
  • Saldo a pagar$0
Pago

E-mail de agradecimento e fatura de exemplo · cliente inventado · os valores seguem a moeda escolhida no cabeçalho

Registro do serviço · opcional, você decide enviar

O canteiro antes, o canteiro depois e cada etapa no meio.

Terminado o trabalho, o Registro do serviço se monta sozinho: as etapas como o seu produtor anotou, uma foto de antes e outra de depois, os materiais, o tempo no local e a nota de quem fez. Ele fica guardado na estação de cultivo e só chega ao chef se ele pedir ou se você achar que o trabalho merece ser mostrado. Nada o envia por conta própria, e a fatura nunca fica esperando por ele.

  • Montado com o que o produtor anota no próprio canteiro, sem retrabalho no escritório
  • Vai para o chef só por decisão sua: porque ele pediu ou porque você quer mostrar
  • Fica no histórico do canteiro de qualquer jeito, ao lado dos plantios e das colheitas

Este é o registro de um trabalho; o resumo do mês entra no Relatório de cultivo e colheita

Registro do serviçoRenovação de verão do terraçoThe Calloway · horta no terraço · RB-04 · 5 jun · T. MensahPronto · não enviadoEnviado ao chef · 11:20

Um canteiro elevado de madeira num terraço, recém-limpo: terra escura rastelada sem nada plantado e uma pá de jardinagem na borda, com canteiros de ervas e um guarda-corpo preto atrás.
O mesmo canteiro do terraço depois do replantio: fileiras de capuchinhas jovens com as primeiras flores laranja e borragens jovens, recém-regadas.
AntesDepois
  1. Plantas antigas retiradas, RB-04 fotografado
  2. Composto incorporado
  3. Capuchinha e borragem plantadas
  4. Regado e fotografado depois
Materiais
36 mudas de capuchinha e borragem · composto 40 lb
Tempo no local
1 h 50 min

Nota do produtor Primeiras flores para o bar em cerca de três semanas. Vou podar as pontas das capuchinhas na visita de segunda para elas encherem.

Opcional · quando pedem ou quando você quiserManter no registroEnviar ao chef

Ilustração · cliente fictício · dados de exemplo

Programas e pedidos fixos semanais

Uma horta faturada por mês. Uma cozinha faturada por caixa.

A maior parte do seu trabalho não é um serviço avulso. A horta que você cuida no local do cliente é um programa, faturado todo mês. O restaurante que você abastece da sua própria fazenda tem um pedido fixo semanal, e você escolhe como faturar: uma fatura por entrega ou uma por mês listando todas as entregas.

  • A fatura do programa sai no mesmo dia todo mês, pelas visitas que o programa cobre
  • Cada fatura de entrega lista o que foi nas caixas, a partir da entrega que o seu motorista registrou na porta da cozinha
  • Passe uma cozinha para uma fatura por mês e as entregas do mês se juntam nela, linha por linha

Como o Calendário de cultivo repete as visitas e os dias de entrega

Numa estufa ao nascer do sol, um produtor arruma manjericão, brotos de ervilha e pés de alface numa caixa de madeira sobre uma bancada, com caixas empilhadas atrás e longos canteiros de ervas junto ao vidro.

Fatura do programaThe Calloway · horta no terraçoRepete todo mês

Programa da horta no terraço, um mêsjunho$1,650

Duas visitas à horta por semana · o plano de cultivo e seus plantios escalonados · leituras das torres · colheitas para a cozinha · o Relatório de cultivo e colheita do mês

Pedido fixo semanalFennel & Ash · terça e sexta

Fatura de entrega · 13 jun

  • Brotos de ervilha8 oz
  • Microverdes de rabanete roxo4 oz
  • Manjericão genovês1 lb
  • Alface Little Gem20 de 24 · 4 compensados na terça
  • Folhas de capuchinha2 cumbucas

Cada entrega$168

  1. 3 jun$168
  2. 6 jun$168
  3. 10 jun$168
  4. 13 jun$168
  5. 17 jun$168
  6. 20 jun$168
  7. 24 jun$168
  8. 27 jun$168

Fatura mensal · todas as entregas listadas · junho

  1. terça-feira, 3 de junho$168
  2. sexta-feira, 6 de junho$168
  3. terça-feira, 10 de junho$168
  4. sexta-feira, 13 de junho$168
  5. terça-feira, 17 de junho$168
  6. sexta-feira, 20 de junho$168
  7. terça-feira, 24 de junho$168
  8. sexta-feira, 27 de junho$168

Cada linha se abre no que foi nas caixas daquela entrega, incluindo as linhas com falta.

Total$1,344

Ilustração · clientes fictícios · dados de exemplo · a frequência e a forma de faturar são você quem define

Pagamentos

Cartão online, ou do jeito que as cozinhas pagam no país do seu cliente.

Nos ajustes, marque as formas de pagamento do seu país que valem para a sua clientela. A conta e a chave que você cadastrar aparecem no e-mail de cada fatura, para que o financeiro do hotel ou o dono do restaurante saiba exatamente como pagar.

Formas de pagamentoUS

Pagamento com cartão online · no lançamento

Formas para este país

  • Zelle
  • Venmo
  • Cash App
  • PayPal
  • Transferência ACH
  • Transferência internacional
  • Dinheiro
  • Cheque
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • Square

A lista segue o mercado escolhido no cabeçalho; no lançamento, quem decide é a sua própria localização.

Histórico

Cada passo do trabalho, com quem e quando.

Toda ação fica gravada com a hora e quem a fez — você, o cliente ou o próprio sistema. Se o financeiro do hotel quiser saber quem aprovou a renovação e em que dia o pagamento caiu, basta abrir a aba Histórico.

HistóricoRenovação de verão do terraço

  1. VocêProposta de horta enviada
  2. ClienteProposta aberta
  3. ClienteProposta de horta aprovada
  4. SistemaSinal solicitado
  5. ClienteSinal pago
  6. VocêTrabalho iniciado · e-mail ao chef
  7. VocêTrabalho concluído · e-mail ao chef
  8. ClienteSaldo pago · pago integralmente
  9. SistemaConfirmação de pagamento enviada

Ilustração · cliente fictício · dados de exemplo

No mesmo registro

O cultivo por trás de cada linha que você fatura.

Perguntas de quem cultiva

Sobre propostas, faturas e receber

O chef precisa aprovar toda Proposta de horta?

Não. Pedir aprovação é escolha sua, serviço a serviço. Para pequenos trabalhos numa horta que você já cuida, envie sem aprovação e o serviço vai direto para o Calendário de cultivo.

Posso faturar um restaurante uma vez por mês em vez de a cada entrega?

Pode. A Ortalio foi criada para faturar um pedido fixo semanal dos dois jeitos: uma fatura por entrega ou uma fatura por mês que lista cada entrega com o que foi nela.

O sinal é obrigatório?

Não. O sinal é opcional e definido por serviço, como valor fixo ou percentual do total. Sem ele, um serviço aprovado vai direto para Agendado.

Os e-mails para os meus clientes mostram o nome da Ortalio?

Não. Propostas, faturas, o agradecimento pelo pagamento e o Registro do serviço levam a assinatura da sua empresa e partem do endereço dela.

O Registro do serviço vai para o chef automaticamente?

Não. Ele fica guardado no registro de cada serviço concluído e só é enviado quando o chef pede ou quando você decide enviar. A fatura nunca espera por ele.

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