En el huerto de la azotea de un hotel, al atardecer, una jefa de cultivo con delantal de lona sostiene una cesta de albahaca, hojas para ensalada y flores de capuchina mientras el chef ejecutivo, de chaqueta blanca, la mira sonriendo, junto a jardineras de hierbas y una torre hidropónica de lechugas.

Propuestas de huerto · facturas de programa · facturas de entrega

Propón el huerto. Factura cada entrega.

Una renovación de verano en la azotea de un hotel, un programa mensual de huerto de cocina, el pedido semanal fijo de un restaurante: cada uno se cotiza una sola vez. El chef o el cliente aprueba desde el correo, un anticipo puede llegar antes de que empiece tu equipo, y las mismas líneas se vuelven la factura cuando el trabajo termina o las cajas se entregan.

Muy pronto Solicita acceso anticipado
Sigue una propuesta hasta el cobro

Del pedido del chef al cobro

Una propuesta de huerto, aprobada, cultivada y cobrada en el mismo trabajo.

Daniel Okoro, chef ejecutivo de The Calloway, quiere flores comestibles para el menú de verano del bar de la azotea. Tu ejecutiva de cuenta cotiza toda la renovación de verano del huerto como una sola propuesta. Síguela: cada línea lleva su precio desde el principio y nadie la teclea de nuevo, y nada le llega al hotel hasta que tú lo envías.

Dónde empezó: la solicitud del chef y el plan de cultivo

  1. Cotiza la renovaciónSeis camas renovadas, la torre hidropónica desarmada y replantada, RB-04 replantada con capuchinas y borrajas: cada línea a precio fijo. Si es el huerto el que decide cuánto dura el trabajo, cobra por hora.
  2. Envía la propuesta de huertoUn correo lleva al chef cada línea cotizada, y el anticipo si lo fijaste. Pedir aprobación es decisión tuya: para trabajos pequeños en un huerto que ya llevas, sáltala y la visita pasa directo al Calendario de cultivo.
  3. El chef apruebaEntre servicio y servicio o desde su casa, el chef ejecutivo aprueba la propuesta de huerto, o la rechaza y explica por qué. Cuándo la abrió y qué decidió queda registrado en el trabajo.
  4. Un anticipo, si lo quieresTampoco es obligatorio: lo decides en cada trabajo, como monto fijo o una parte del total. Con anticipo, el trabajo queda en Esperando anticipo mientras no entre el dinero; después pasa a Agendado.
  5. Empieza el trabajoEn la azotea a las 7:30, tu productor pulsa Iniciar trabajo. Al chef le llega un correo avisando que empezó el trabajo en el huerto de la azotea.
  6. Márcalo como completadoCamas renovadas, torre replantada, flores sembradas: pulsa Completar. Al chef le llega un correo de que el trabajo terminó, y la factura se abre con todas las líneas ya puestas.
  7. La factura, con las mismas líneasLas tres líneas pasan con el anticipo ya descontado. Comprueba la suma y mándala de una vez.
  8. Pagado por completoLa factura anota el pago del saldo, y al hotel le llega un correo de que el dinero ya entró.

TrabajoRenovación de verano de la azoteaThe Calloway · huerto en la azotea Aprobación pendienteEsperando anticipoAgendadoEn cursoCompletadoPagado

DetallesPropuestaPagosFacturaHistorial

  • Renovación de verano de las camas RB-01 a RB-06: compost, bordes nuevos, revisión del riego$1,180
  • Torre hidropónica HT-02: desarmado, limpieza y replantación de verano$960
  • Cama de flores comestibles RB-04: replantación por solicitud del chef$340
  • Anticipo · 30%$744PendientePagado
  • Saldo$1,736PendientePagado
  • Subtotal$2,480
  • Anticipo pagado−$744
  • Saldo pendiente$1,736
Subtotal
$2,480
Anticipo (30%)
$744
Saldo después del anticipo
$1,736

Factura · de este trabajoRevisar y enviarFactura · enviadaPagado

Ilustración · cliente ficticio · datos de ejemplo · montos en la moneda del mercado elegido arriba

Cuando llega el saldo

Las gracias, firmadas por tu empresa, y la factura pagada adjunta.

En cuanto el hotel liquida lo pendiente, tu empresa le escribe para dar las gracias y adjunta en PDF la factura con el sello de pagada: la que el área de cuentas de The Calloway archiva con el huerto de la azotea. Abre el adjunto como lo harían ellos.

De:
Tu empresa
Para:
Daniel Okoro · The Calloway
Asunto:
Tu empresa: pago recibido

Tu empresa

Pagada

Hola, Daniel:

Gracias: recibimos su pago por la renovación de verano del huerto de la azotea, y la factura quedó saldada.

Fecha de pago
miércoles 11 de junio
Forma de pago
Tarjeta en línea
Monto pagado
$1,736
Saldo pendiente
$0

¿Alguna duda sobre este pago? Responda este correo y lo atendemos.

Factura · INV-2207Renovación de verano de la azotea

Facturar aThe CallowayEmitida9 jun

The Calloway · huerto en la azotea

  • Renovación de verano de las camas RB-01 a RB-06: compost, bordes nuevos, revisión del riego$1,180
  • Torre hidropónica HT-02: desarmado, limpieza y replantación de verano$960
  • Cama de flores comestibles RB-04: replantación por solicitud del chef$340
  • Total$2,480
  • Anticipo pagado · tarjeta en línea · 4 jun−$744
  • Saldo pagado · tarjeta en línea · 11 jun−$1,736
  • Saldo pendiente$0
Pagada

Correo de agradecimiento y factura de muestra · cliente ficticio · los importes siguen el país elegido arriba

Registro de trabajo · opcional, lo mandas solo si quieres

La cama antes, la cama después y cada paso entre los dos.

Al dar por completado un trabajo, ya tienes listo su Registro de trabajo: cada paso tal como lo anotó tu productor, la cama fotografiada al llegar y al irse, los materiales, el tiempo en el sitio y la nota del productor. Se queda en el registro de la estación de cultivo y le llega al chef solo si lo pide o si crees que vale la pena mostrarlo. Nada lo envía por sí solo, y la factura nunca lo espera.

  • Armado con lo que tu productor anota junto a la cama, para que nadie lo reescriba después en una oficina
  • Enviado solo cuando tú decides: porque el chef te lo pidió o porque te interesa enseñárselo
  • Guardado en el registro de la cama en cualquier caso, junto a sus siembras y cosechas

Esta es la ficha de una sola cama replantada; el mes completo va en el Informe de cultivo y cosecha

Registro de trabajoRenovación de verano de la azoteaThe Calloway · huerto en la azotea · RB-04 · 5 jun · T. MensahListo · sin enviarEnviado al chef · 11:20

Una jardinera elevada de madera en una azotea, recién limpiada: tierra oscura rastrillada sin nada sembrado y una pala de mano en el borde, con jardineras de hierbas y un barandal negro detrás.
La misma jardinera de la azotea después de replantar: hileras de capuchinas jóvenes con sus primeras flores naranjas y borrajas jóvenes, recién regadas.
AntesDespués
  1. Cama agotada limpiada, RB-04 fotografiada
  2. Compost incorporado
  3. Capuchinas y borrajas plantadas
  4. Regado, foto del después
Materiales
36 plántulas de capuchina y borraja · compost 40 lb
Tiempo en el sitio
1 h 50 min

Nota del productor Primeras flores para el bar en unas tres semanas. Despunto las capuchinas en la visita del lunes para que se tupan.

Opcional · cuando lo piden o cuando quierasGuardar en el registroEnviar al chef

Ilustración · cliente ficticio · datos de ejemplo

Programas y pedidos semanales fijos

Un huerto facturado por mes. Una cocina facturada por caja.

Casi todo tu trabajo no es un encargo de una sola vez. El huerto que llevas en el sitio del cliente es un programa, que se factura cada mes. Un restaurante al que abasteces desde tu propia granja tiene un pedido semanal fijo, y tú eliges cómo se factura: una factura por entrega, o una al mes con todas las entregas.

  • La factura del programa sale el mismo día cada mes, por las visitas que cubre el programa
  • Cada factura de entrega detalla lo que iba en las cajas, a partir de la entrega que tu repartidor registró en la puerta de la cocina
  • Cambia una cocina a una factura al mes y las entregas del mes se van sumando a ella, línea por línea

Cómo repite el Calendario de cultivo las visitas y los días de entrega

En un invernadero al amanecer, un productor coloca albahaca, brotes de chícharo y lechugas en una caja de madera sobre una mesa de trabajo, con cajas apiladas detrás y largas camas de hierbas y hojas para ensalada junto al vidrio.

Factura del programaThe Calloway · huerto en la azoteaSe repite cada mes

Programa del huerto en la azotea, un mesjunio$1,650

Dos visitas al huerto por semana · el plan de cultivo y sus siembras escalonadas · lecturas de las torres · cosechas para la cocina · el Informe de cultivo y cosecha del mes

Pedido semanal fijoFennel & Ash · martes y viernes

Factura de entrega · 13 jun

  • Brotes de chícharo8 oz
  • Microgreens de rábano morado4 oz
  • Albahaca genovesa1 lb
  • Lechuga Little Gem20 de 24 · 4 repuestas el martes
  • Hojas de capuchina2 tarrinas

Cada entrega$168

  1. 3 jun$168
  2. 6 jun$168
  3. 10 jun$168
  4. 13 jun$168
  5. 17 jun$168
  6. 20 jun$168
  7. 24 jun$168
  8. 27 jun$168

Factura mensual · con cada entrega · junio

  1. martes 3 de junio$168
  2. viernes 6 de junio$168
  3. martes 10 de junio$168
  4. viernes 13 de junio$168
  5. martes 17 de junio$168
  6. viernes 20 de junio$168
  7. martes 24 de junio$168
  8. viernes 27 de junio$168

Cada línea se abre y muestra lo que iba en las cajas de esa entrega, faltantes incluidos.

Total$1,344

Ilustración · clientes ficticios · datos de ejemplo · la frecuencia y la forma de facturar las fijas tú

Pagos

Tarjeta en línea, o como pagan las cocinas en el país de tu cliente.

En la configuración marcas qué medios de cobro aceptas de tus clientes según tu país. Los datos de cuenta que cargas aparecen en el correo de cada factura, para que el área de cuentas del hotel o el dueño del restaurante sepa exactamente cómo pagarte.

Formas de pagoUS

Tarjeta en línea · disponible al abrir Ortalio

Formas de pago de este país

  • Zelle
  • Venmo
  • Cash App
  • PayPal
  • Transferencia ACH
  • Transferencia cablegráfica
  • Efectivo
  • Cheque
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • Square

La lista sigue el mercado elegido arriba; en el lanzamiento, la decide tu propia ubicación.

Historial

Cada paso del trabajo, con su autor y su hora.

Cada acción queda registrada con su hora y con quién la hizo: tú, el cliente o el sistema. Cuando el área de cuentas del hotel pregunta quién aprobó la renovación y cuándo entró el dinero, la pestaña Historial responde.

HistorialRenovación de verano de la azotea

  1. TúPropuesta de huerto enviada
  2. ClientePropuesta abierta
  3. ClientePropuesta de huerto aprobada
  4. SistemaAnticipo solicitado
  5. ClienteAnticipo pagado
  6. TúTrabajo iniciado · aviso al chef
  7. TúTrabajo completado · aviso al chef
  8. ClienteSaldo cubierto · factura saldada
  9. SistemaCorreo de confirmación del pago

Ilustración · cliente ficticio · datos de ejemplo

En el mismo registro

El cultivo detrás de cada línea que facturas.

Lo que preguntan los productores

Sobre propuestas, facturas y cobros

¿El chef tiene que aprobar cada propuesta de huerto?

No. Pedir aprobación es decisión tuya, trabajo por trabajo. Para trabajos pequeños en un huerto que ya llevas, envíala sin aprobación y pasa directo al Calendario de cultivo.

¿Puedo facturarle a un restaurante una vez al mes en lugar de después de cada entrega?

Sí. Ortalio está pensado para facturar un pedido semanal fijo de las dos formas: una factura por entrega, o una al mes que detalla cada entrega con lo que llevaba.

¿Es obligatorio el anticipo?

No. El anticipo es opcional y se fija por trabajo, como monto fijo o porcentaje del total. Sin anticipo, un trabajo aprobado pasa directo a Agendado.

¿Los correos a mis clientes muestran el nombre de Ortalio?

No. Las propuestas, las facturas, el correo de gracias y el Registro de trabajo salen firmados por tu empresa y desde su dirección.

¿El Registro de trabajo le llega al chef automáticamente?

No. Se guarda en el registro de cada trabajo terminado y se envía solo cuando el chef lo pide o tú decides mandarlo. La factura nunca lo espera.

Acceso fundador

Cotiza el huerto una vez. Cobra cada caja.

Solicita acceso anticipado y entérate primero cuando Ortalio abra para quienes abastecen a restaurantes y hoteles.

Lanzamiento con 14 días de prueba gratis. Sin tarjeta.

Muy pronto Solicita acceso anticipado
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